Caso de estudio
Una sola plataforma para una conferencia de tres días.
La Water & Wastewater Regional Conference of Texas, cuyo anfitrión es City of Eagle Pass Water Works System, ahora maneja la inscripción, los stands de patrocinadores, los pagos, la asistencia y los reportes en un solo sistema construido y administrado por Nexar Studio.
- Cliente
- Water & Wastewater Regional Conference of Texas
- Anfitrión
- City of Eagle Pass Water Works System, epwaterworks.org
- Evento
- Tres días en Eagle Pass, Texas
- Edición 2026
- 62 patrocinadores, alrededor de 42 ciudades y sistemas de agua, más de 430 asistentes
- Estado
- En operación, recibiendo inscripciones y pagos de stands para el 24 al 26 de febrero de 2027
- Sitio web
- wwrctx.com
Antes
- Un sitio básico en WordPress, principalmente informativo.
- El plano del salón era una imagen. El personal la editaba a mano y la volvía a subir después de cada venta.
- Los patrocinadores pagaban por WooCommerce y luego contactaban al anfitrión para elegir un stand, en el orden en que llegaban los pagos.
- Un patrocinador que veía el plano no podía saber si un stand seguía disponible.
- Los pagos se registraban en un módulo separado del resto del evento.
- La asistencia a clases para las horas de crédito de TCEQ se llevaba con una pequeña aplicación aparte y Google Forms.
Ahora
Un plano que siempre está al día
Los patrocinadores eligen su stand en un plano que se actualiza en tiempo real. Al iniciar el pago, el stand queda apartado durante diez minutos y todos los demás lo ven como apartado. Si el pago no se completa, el stand se libera.
Pagos y finanzas juntos
Los pagos pasan por Stripe y el módulo de finanzas concilia cada transacción.
Asistencia y créditos
La asistencia a las sesiones se registra en el mismo sistema, con reglas para las horas de crédito de TCEQ.
Autoservicio para patrocinadores y asistentes
Cada organización administra su propia compra: asigna o reasigna gafetes y descarga su carta de patrocinio.
Una aplicación en la pantalla de inicio
El sitio se instala en un iPhone o en un teléfono Android, con la agenda en tiempo real y mensajes de los organizadores.
Listo para el próximo año
Al cerrar una edición se abre la siguiente con su configuración. El inicio de sesión está protegido con autenticación multifactor.
Lo que administra el personal
El área de administración, tal como la ve el personal del anfitrión. Los textos, títulos y fotos del sitio público se editan aquí y aparecen de inmediato. Los nombres y totales de estas capturas se reemplazaron con datos de muestra.
Operar
- Resumen
- Inscripciones
- Finanzas
- Gafetes
- Stands
- Asistencia
- Rifa
- Mensajes
- Reportes
Configurar
- Conferencia y ediciones
- Inscripción y precios
- Tipos de licencia
- Niveles de patrocinio
- Agenda y sesiones
- Reglas de asistencia y créditos
- Plantilla de gafete
- Categorías de gafete
- Plano y editor de stands
- Contenido del sitio
- Usuarios y roles
En el teléfono
El sitio se instala en la pantalla de inicio. Los asistentes ven su agenda, su gafete, las horas de crédito que han obtenido y los mensajes de los organizadores. El asistente que se muestra es una cuenta de muestra.
Resultados hasta ahora
La plataforma está en operación y procesa inscripciones y pagos de stands reales para la conferencia de febrero de 2027. Los resultados medidos se agregarán después del evento.
Veamos qué podría funcionar mejor.
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